6 błędów, których nie chcesz popełnić: planowanie wakacji dla grupy

Planowanie wakacji dla większej grupy? Nie musi być ciężkie! Wybierasz się na wyjazd z grupą przyjaciół lub kilkoma osobami z rodziny? Skorzystaj z naszych doświadczeń i nie popełniaj naszych błędów! Poniżej przedstawiamy tips & tricks.

Materiał nie jest oparty na prawdziwych wydarzeniach. Wszelkie podobieństwo do prawdziwych postaci jest przypadkowe. 😉

Przygotujemy Was do tego wyjazdu opowiadając o tym czego NIE robić:

1.Zaangażuj wszystkich w każdy etap przygotowań 

Od razu mówimy: to nie jest dobry pomysł! Tyle ile osób, tyle różnych preferencji kierunku wyjazdu, formy wycieczki i metody zaplanowania całości. Wspólnie ustalcie budżet – najlepiej w formie górnej i nieprzekraczalnej kwoty za osobę. Ten aspekt jest niezwykle ważny dla komfortu każdej z osób i ułatwi wszystkie późniejsze obliczenia. Jeśli masz umiejętności planistyczne i rola koordynatora została Ci przypisana naturalnie wykonaj kilka kroków, które ułatwią osiągnięcie celu. Ogranicz liczbę możliwych kierunków do minimum. Wyeliminuj te niemożliwe ze względu na pogodę, odległość, wcześniejsze wyjazdy. Te destynacje, które przejdą wstępną klasyfikację powinny być ściśle powiązane z celem i powodem wyjazdu. Podczas grupowego wyboru zaproponuj prawo „veta”, a jeśli któryś kierunek odpadnie, to do niego nie wracajcie. 

2. Kluczowe tematy zostaw do samodzielnej organizacji

Tak – jeśli wszyscy mają wysokie zdolności planowania i organizacji. Nie – we wszystkich pozostałych przypadkach. Najlepszą metodą jest podział kluczowych odpowiedzialności na poszczególnych członków grupy. Tematy można dopasować do kompetencji. Niech jedna osoba czuwa nad aktualnością dokumentów np. paszportów. Osoba biegła w finansach dba o informacje na temat waluty i ilości gotówki, którą trzeba zabrać oraz budżet całości. Kolejna osoba tworzy zaplecze medyczne (konieczność podczas dalekich wyjazdów!). Ktoś kto umie wyszukiwać ciekawostki i informacje może pełnić rolę przewodnika. Ważne, by każdy kluczowy temat miał swojego „opiekuna”, który zadba o szczegóły.

3. Załóż, że wszyscy jesteście tacy sami

Często ten błąd popełniamy w życiu codziennym, ale w przypadku rodziny możemy wręcz zakładać podobne upodobania. Jednak podczas wspólnego wyjazdu musimy pamiętać, że różnie podchodzimy do wielu spraw: posiłków i ich godzin, ilości odpoczynku vs aktywności, ilości bagażu, poziomu komfortu czy nawet godzin wstawania! Rozważając każdy z aspektów wyjazdu pamiętajmy o dużej ilości swobody, którą musimy zapewnić reszcie grupy i w pełni ją akceptować. 

4. Z góry zaplanuj atrakcje dla wszystkich

W ramach wyjazdu grupowego podejmowanie decyzji za wszystkich nie jest dobrym rozwiązaniem. Jeśli chcesz zaplanować atrakcje lub aktywności, które dotyczą wszystkich – najpierw je zaproponuj i zapytaj o zgodę. Pozostawanie w swojej strefie komfortu jest ogromnie ważne, tym bardziej na wakacjach! Jeśli wyjeżdżacie razem pierwszy raz, zaznaczcie już na samym początku, że pojedyncze osoby czy pary mogą i będą „oddzielać się od grupy”. Czasem lepiej, by takie oczekiwania wybrzmiały już na początku, by uniknąć ewentualnych sprzeczek. 😉

5. Stwórz szczegółowy grafik i pilnuj agendy

Zazwyczaj ogromnie polecamy planowanie, ale w wakacje ma ono swoje granice. 😉 Jeśli chcesz stworzyć plan wyjazdu to ułóż go w bardzo ramowy sposób i pozostaw w nim dużo elastyczności. Może się okazać, że plany będą się szybko zmieniały, a większość punktów nie zostanie zrealizowana. Tam, gdzie szacujesz czas zawsze dolicz dodatkowe 15-20 min – większość czynności w grupie trwa trochę dłużej. Podstawy planu skonsultuj z pozostałymi uczestnikami. Wypisz rzeczy i atrakcje, które mogą być propozycją „ad hoc”, gdy okaże się, że macie wolny wieczór lub dzień.

6. Stań się koordynatorem całej wycieczki i weź za wszystko odpowiedzialność

Jeśli masz wrodzone zdolności do planowania i koordynacji wszystkich grupowych wydarzeń to automatycznie zostaniesz postawiona/y w roli koordynatora. Nasza rada: pamiętaj, że wakacje dotyczą wszystkich! Ciebie również, jeśli nie Ciebie w szczególności. Proś o pomoc, odmawiaj zadania, których nie możesz lub nie chcesz realizować. Pamiętaj, że uczestnicy wycieczki są dorośli (przynajmniej w części) i też ponoszą odpowiedzialność za jej przebieg. W wakacje wrzuć na luz i przejmuj się wszystkim o wiele mniej niż zazwyczaj.